Vilkår for importører og grossister

Indberetning til Copydan KulturPlus: 

Den tilmeldte virksomhed skal to gange årligt, i januar og juli, af egen drift indberette antallet af blanke medier, der er udleveret/solgt pr. måned i det forgangne halvår, samt eventuelle oplysninger som Copydan KulturPlus måtte anmode om. Indberetningen sker via vores online service. Indberetningen for et halvår skal ske senest ved udgangen af den efterfølgende måned, således at indberetningen for 1. halvår skal være sket inden udgangen af juli, og indberetningen for 2. halvår skal være sket inden udgangen af januar i det efterfølgende år. Hvis der er udleveret/solgt medier med vederlag, skal vederlaget ligeledes indbetales til Copydan KulturPlus senest ved udgangen af hhv. januar og juli. Indberetningen skal omfatte ethvert udleveret/solgt blankt medie, uanset om medierne er udtaget til egen brug i den tilmeldte virksomhed, er udleveret med eller uden modydelse, er solgt på prøve eller udleveret i konsignation m.v.

Salg uden vederlag: 

Den tilmeldte virksomhed kan udlevere/sælge blanke medier vederlagsfrit efter ophavsretsloven § 43, stk. 1, nr. 1-4 når: 
1) Den tilmeldte virksomhed kan fremlægge dokumentation for, at modtageren af de blanke medier er en anden tilmeldt virksomhed. 
2) Den tilmeldte virksomhed kan fremlægge udførselsdokumentation ved eksport til udenlandsk erhvervsvirksomhed. 
3) Køber (den modtagne virksomhed/bruger) er tilmeldte hos Copydan KulturPlus efter de af Copydan KulturPlus nærmere fastsatte regler. 
4) De blanke medier er solgt til de virksomheder, der er udpeget af respektive Danske Døves Landsforbund og Dansk Blindesamfund ifølge aftale med Copydan KulturPlus. 

I øvrige tilfælde skal den tilmeldte virksomhed som udgangspunkt alene sælge blanke medier med vederlag.

Fakturering:

Den tilmeldte virksomhed skal ved enhver udlevering/ethvert salg af blanke medier udstede en faktura (afregningsbilag) til modtageren. Fakturaen skal være forsynet med udstedelsesdato og indeholde oplysninger om den tilmeldte virksomheds navn, leverandørens navn og adresse (hvis en anden end den tilmeldte virksomhed), modtagerens navn og adresse samt leverancens art, mængde, hukommelse og/eller spilletid. Det skal tydeligt fremgå af fakturaen om udleveringen/salget er sket med eller uden vederlag. Vederlagets størrelse skal være angivet i fakturaen for hvert varenummer/blankt medie. Dvs. det samlede vederlag pr. varenummer. Såfremt en udlevering omfatter både vederlagspligtige og vederlagsfri blanke medier, skal det fremgå af fakturaen, hvilke udleveringer der er vederlagsfri.

Regnskab: 

Den tilmeldte virksomhed skal føre regnskab over indkøb og udlevering af vederlagspligtige blanke medier. Regnskabet skal føres på en sådan måde, at de udleverede blanke medier, der lægges til grund for beregningen af vederlaget for enhver opgørelsesperiode, fremgår af regnskabet. Den tilmeldte virksomheds regnskab for en periode skal være ført, inden indberetning foretages. Regnskabet, der skal føres som en del af det almindelige forretningsregnskab, skal fremgå på en klar og overskuelig måde og skal indeholde sådanne specifikationer, at det kan danne grundlag for den af Copydan KulturPlus valgte kontrollørs kontrol med beregningen af vederlaget. Den tilmeldte virksomheds bogholderi skal indeholde særskilte konti for hver kategori af blanke medier, der er indkøbt og udleveret i vederlagsperioden. Bogholderiet skal indeholde særskilte konti for beregnet og betalt vederlag samt en særskilt konto for vederlagsfri udleveringer/salg i vederlagsperioden. Hertil skal føres konti for henholdsvis medier købet med og medier købt uden vederlag. Den tilmeldte virksomhed skal en gang om året foretage en fysisk optælling af beholdningen af vederlagspligtige blanke medier. Den tilmeldte virksomhed skal opbevare regnskabet, regnskabsbilag, lageropgørelser og andet regnskabsmateriale i 5 år efter udløbet af det pågældende regnskabsår jf. ophavsretslovens § 45, stk. 3.

Kontrol: 

Den tilmeldte virksomhed skal på begæring af en af Copydan KulturPlus valgt statsautoriseret revisor eller anden af Copydan KulturPlus valgt kontrollør, afgive oplysninger om udleveringer/salg af blanke medier. Den af Copydan KulturPlus valgte kontrollør har ret til, ved besøg i den tilmeldte virksomhed, at gennemgå varebeholdninger, forretningsbøger, regnskabsbilag, købs- og salgsfaktura og andet regnskabsmateriale af betydning for kontrollen med beregning af vederlag. Disse besøg vil normalt være varslet, men såfremt det skønnes nødvendigt kan dette også ske uanmeldt.

Generelt: 

Copydan KulturPlus vil i videst mulige omfang fremsende faktura, rykkere og anden information og korrespondance pr. mail eller på anden vis gøre det tilgængeligt elektronisk. Den tilmeldte virksomhed skal sikre, at Copydan KulturPlus til hver en tid er i besiddelse af korrekte kontaktoplysninger herunder adresse, kontaktperson, e-mailadresse, telefon og informere Copydan KulturPlus om ændringer i de registrerede oplysninger. Ændringer kan foretages via vores online service. I alle tilfælde af tilbagebetaling af vederlag, eksempelvis som følge af fejlindberetning eller fejl i opgjort salg af blanke medier, gælder, at tilbagebetaling af vederlag kun kan ske mod betaling af gebyr, og tilbagebetaling af vederlag foretages kun for det indeværende år samt det forudgående år. Begæringen om tilbagebetaling/korrektion skal være skriftlig fremsat overfor Copydan KulturPlus inden udgangen af året efter det pågældende vederlagsår.

Ændring af betingelser, misligholdelse m.m.: 

I tilfælde af misligholdelse af disse vilkår, ophører retten til at købe og udlevere/sælge blanke medier vederlagsfrit, omgående. Copydan KulturPlus forbeholder sig ret til at pålægge den tilmeldte virksomhed administrationsgebyr, såfremt indberetning sker på anden måde end via Copydan KulturPlus’ online service. Såfremt en udført kontrol viser, at den tilmeldte virksomhed ikke har overholdt vilkårene, forbeholder Copydan KulturPlus sig retten til, foruden vederlag og renter fra forfald, af fakturere for faktisk merarbejde for Copydan KulturPlus. Væsentlige ændringer i vilkårene, såsom indførelse og ændring af månedlige administrationsgebyrer, rykkergebyrer og faktureringsgebyrer, påtager Copydan KulturPlus sig normalt at varsle med 3 måneders varsel.